掌握所有類型的篩選和排序以自訂 Access 中的視圖

結合簡單和高級過濾來高效分析複雜信息

使用索引、最佳實務和配置重複使用優化效能

在 Access 中過濾和排序資料是管理和從任何關聯式資料庫中提取值的基本支柱之一。 如果您有數百或數千筆記錄，並且不掌握它提供的過濾和排序工具，那麼尋找相關資訊可能會成為一項複雜的任務。 Microsoft Access.

在本文中，我將詳細解釋如何結合 Access 中所有基本和進階選項來過濾和排序資料。 無論您是初學者還是有經驗的人，閱讀完本內容後，您都會清楚地了解如何自訂視圖、查詢和報告，以便僅顯示每個表、表單或報告中所需的資訊。

為什麼過濾和排序在 Access 中如此重要？

Access 旨在處理大量訊息，其中快速查看和高效搜尋至關重要。 如果您曾經在尋找特定記錄時迷失了方向，那麼您就會知道不知道如何使用過濾器意味著什麼。 過濾器和排序就像放大鏡和尺子一樣：它們允許您集中和建立數據，暫時隱藏您不需要的數據並幫助您發現模式和趨勢。

兩種流程的結合有助於分析、專業報告和決策。 知情的經過良好過濾和組織的日誌更容易理解、共享，並可用作新查詢或報告的基礎。

基本概念：什麼是 Access 中的資料過濾和排序？

在開始實踐之前，有必要澄清以下術語：

過濾 這意味著只在螢幕上顯示符合一個或多個條件的記錄，而暫時且非破壞性地隱藏其餘記錄。

訂購 它包括根據一個或多個欄位的值按升序或降序重新建構記錄的排列。

這兩個操作都不會物理修改表中儲存的數據，它們只會改變數據在工作視圖中的呈現方式。

在 Access 中我可以在哪裡套用篩選和排序？

幾乎任何 Access 物件（表格、查詢、表單和報表）都允許您篩選和/或排序資料。 根據具體對象，某些功能可能更易於存取或提供不同的自訂選項。例如：

董事會： 非常適合快速過濾原始數據。

查詢： 過濾可以是查詢本身的一部分（設計行中的標準）。

形式： 非常適合透過視覺或表單進行過濾，專為最終用戶設計。

報告： 允許您在列印或匯出之前在預覽中套用篩選器。

Access 提供的不同類型的篩選器

Access 整合了多種過濾機制，以適應不同的場景和經驗等級。 根據您要尋找的內容的複雜程度選擇最合適的篩選器類型：

常用過濾器

它們是最快和最直接的，因為 Access 會根據列中的資料類型為您提供預設選項。 您無需編寫標準或公式。只需：

按一下要過濾的列或欄位標題中的下拉箭頭。

您可以選擇/取消選擇特定項目，以範圍或特定條件（例如「等於」、「包含」、「以...開頭」、「大於」等）篩選。

對於日期字段，您可以按期間、月份、日期之間、今天、昨天、上週等找到過濾器。

如果選擇“（空白）”，則會篩選掉該欄位中的空記錄或空記錄。

涵蓋特定聯絡人的 WhatsApp 狀態更新此方法非常適合快速審查或僅需要按簡單標準進行篩選的情況。

按選擇過濾

允許您透過在儲存格中選擇特定值來根據該值進行篩選。 例如，如果您點擊某個特定名稱並選擇“按選擇篩選”，Access 將隱藏該欄位中除包含該精確值的記錄之外的所有記錄。您可以：

選擇一個單字、部分文字、一個日期或一個數字，然後按選擇進行過濾（開始、結束、包含等）。

透過選擇不同的欄位來組合多個過濾器以進一步最佳化結果。

若要刪除篩選器，只需按一下「首頁」標籤上的「排序與篩選」群組中的「切換篩選器」或「清除所有篩選器」即可。

按下表單過濾

這種類型的篩選器對於搜尋滿足不同欄位中的多個條件的記錄特別有用。 Access 會產生一個空白版本的表單或電子表格，您可以在其中填寫要搜尋的值（也可以留空，只填寫必要的值）。這對於複雜的搜尋非常理想，例如：

所有城市為「馬德里」且職位為「經理」的人。

您可以使用“OR”選項卡執行替代搜索，即顯示滿足一組或另一組條件的記錄（例如：國家/地區 =“西班牙”或國家/地區 =“法國”）。

與所有其他模式一樣，刪除過濾器就像再次按下“切換過濾器”一樣簡單。

高級過濾器

高級模式最接近設計查詢，可讓您在設計網格中表達複雜和自訂的條件。 如果您有表達式和標準方面的經驗，建議您：

存取「排序和過濾」群組中的「進階過濾或排序」選項。

將您想要篩選的欄位新增至網格並在「條件」行中指定條件（您可以使用邏輯運算子、函數、表達式，就像在查詢中一樣）。

如果您想設定替代標準，請使用“OR”行。

您可以從先前的查詢中載入條件，或將此篩選器儲存為新查詢以供將來使用。

根據物件類型逐步套用篩選器

表格中的篩選器

假設您有一張員工表，並且您只想查看工資超過 50.000 歐元的員工：

在資料表檢視中開啟表格。

按一下「薪水」列標題中的箭頭。

選擇“數字過濾器”並選擇“大於”，輸入 50000。

Access 將僅顯示符合該條件的員工。

您可以使用表單篩選器組合其他列上的篩選器，例如：部門 = '銷售' AND 薪水 > 50000。

查詢中的篩選器

查詢可讓您將條件直接新增至設計行，以便每次執行查詢時，Access 僅顯示篩選後的資料。 例如，要查看超過 1000 歐元的銷售額：

在設計檢視中開啟查詢。

在「金​​額」欄位下的「條件」行中，輸入「>1000」。

執行查詢以僅傳回符合的結果。

您可以使用“AND”或“OR”組合多個條件來進一步細化。

過濾表單中的數據

這些表格的設計是為了提供直覺的使用者體驗。 從這裡進行過濾非常簡單，只需點擊您感興趣的資料並套用篩選器，或使用表單過濾器進行進階搜尋。

如何逐步修復 Windows 中的 DLL 錯誤 126 和 127報告中的過濾器

如果您有一份報表（例如，員工清單），您可以在列印之前從報表檢視本身篩選：

右鍵單擊資料（例如姓氏）並選擇“文字過濾器 > 以...開頭”。

輸入字母或文字並接受。

您可以透過僅過濾當時您感興趣的部分數據來列印報告。 若要將篩選器儲存為查詢並重複使用，請使用功能區中的「進階篩選器或排序」功能。

如何移除或重新套用過濾器

刪除過濾器很容易：只需按下頂部欄中的「切換過濾器」按鈕。 這會暫時移除過濾器，但過濾器會保留，以便您再次點擊即可重新啟動。如果您決定清除過濾器（使用「清除所有過濾器」），Access 會忘記您的選擇，如果您在以後的會話中需要它，則必須重新套用。

儲存過濾器以供重複使用

當您關閉表格、表單或報表時，Access 會記住活動篩選器，因此您可以在下一個會話中自動重新套用相同的篩選器。

為了確保在開啟物件時始終套用篩選器，請前往屬性表並啟用「FilterOnLoad」選項。

了解有關 Access 中用於篩選和排序資料的進階查詢的更多資訊。.

Access 中篩選的實際範例

簡單過濾

如果您有訂單表並且只想查看上個月的訂單：

透過在日期篩選器中選擇對應的月份來篩選「訂單日期」欄位。

複合或自訂過濾

僅查看工資超過 50.000 歐元且從事銷售工作的員工：

從進階選單中套用複合篩選器：薪水 > 50000 AND 部門 = '銷售'。

或者，如果您願意，也可以透過在兩個欄位中填入所需的值來使用。

過濾報告中的列印內容

過濾報告以僅顯示來自特定城市的客戶：

在列印檢視中開啟報告，按一下城市字段，然後使用「等於」或「包含」文字篩選器。

根據需要列印或匯出過濾後的報告。

在 Access 中對資料進行排序

無論是在表格、查詢或報告中，對資料進行排序對於呈現和理解同樣重要。

按表格排序

在資料表檢視中開啟表格。

按一下要排序的列的標題。

按一下升序（AZ）或降序（ZA）排序圖示。

您可以按多列進行排序，但主列將是第一個已選取的列。

在查詢中排序

在「設計」視圖的「排序」行中，選擇是否以一個或多個欄位升序或降序排序。

例如：先依產品名稱排序（升序），再依日期排序（降序），分析每種產品的近期銷售狀況。

在報告中排序

從報表屬性存取排序選項或使用設計視圖指定多欄位排序條件。

結合過濾器和排序進行進階分析

Access 的真正力量在於結合篩選和排序，建立自訂視圖，使您能夠發現趨勢或深入分析您的業務。

首先，過濾關鍵資料以縮小視圖，例如，銷售額超過 2000 歐元。

然後按日期、員工、產品或任何其他相關欄位進行排序。

您可以將此配置儲存為查詢，以便在需要時重複使用。

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許多使用者不知道 Access 允許保存篩選和排序設定、指定名稱，並在以後的會話中直接存取該自訂視圖。利用此功能，您可以隨時分析關鍵數據，而無需從頭開始重新配置所有內容。

表單中的過濾和排序及其使用者體驗

在表單中，您可以使用直覺的選單或直接搜尋欄位從介面本身套用篩選器。

從上下文選單中選擇欄位或值並進行篩選。

如果需要組合多個欄位的條件，請使用表單篩選器。

可以在工具列、快速存取功能區或特定於表單的選單上找到選項。

掌握過濾和排序的練習和實際案例

為了幫助您充分了解 Access 的多功能性，這裡有一些練習和案例研究可以幫助您練習：

互動練習

商店庫存： 篩選庫存低於 10 件的產品，並依價格降序排列。

項目管理： 僅顯示待處理的任務並依截止日期升序排序。

客戶追蹤： 篩選上次購買時間超過三個月的客戶，並依會員狀態排序。

工作室之家

人力資源： 篩選銷售部門員工並依薪水降序排序。

銷售分析： 僅篩選上一季的銷售額並按數量降序排序。

學術研究： 過濾目前項目並按開始日期排序。

大數據的高級技巧和最佳實踐

如果您的資料庫開始成長並且過濾或排序需要一段時間，請注意以下建議：

配置良好的索引： 對最常過濾和排序的欄位進行索引，以加快搜尋速度。

首先套用過濾器，然後排序： 處理較少的記錄總是更快。

避免在單一查詢中使用過於複雜的過濾器。將它們分解為更簡單的查詢，並在必要時稍後合併。

僅選擇您需要顯示的列；避免「全選」以提高效率。

對於非常複雜的查詢，請停用設計檢視中的自動更新並使用範例。

如果您處理大量數據，請考慮將資訊分成幾個相關的表格。

Access 中的篩選器附加功能

不要忘記，Access 會在列標題和記錄導航列中透過漏斗圖示顯示是否存在活動過濾器。

將滑鼠懸停在已過濾欄位的標題上，您將看到一個包含目前應用的過濾條件的工具提示。這非常實用，您可以快速調用過濾條件，而無需查看所有設定。

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